EC運営者様必見！受注管理システムの役割と導入時のポイントを一挙紹介！ 2022.03.14
この記事はこんな方にお勧め
・ECの受注管理システムの導入をお考えの方
・EC運用の経費削減について調査中の方
・ECの売上アップを目指している方
新型コロナ禍において人々の消費行動に変化が生じ、「巣ごもり消費」が伸びているとはよく言われることですが、その背景でEC市場に新規参入する小売業者や製造業者が着実に増えていることをご存知でしょうか？
以下、経済産業省が取りまとめた産業経済研究委託事業（電子商取引に関する市場調査）より、一部を抜粋してご紹介します。
“2020年に見られた顕著なトレンドとして、低価格・無料の ECプラットフォームでの新規のネットショップ開設数が急増した点が挙げられる。例えば、ネットショップ開設時における初期費用の無料を謳うBASE株式会社の発表によれば、2020年2月時点での同社のプラットフォームを活用するネットショップ開設数は90万であったところ、同年12月時点でその数は130万にも増えたという。
僅か10か月間で40万ものネットショップが同社のプラットフォーム上に新たに開設されている。他の低価格・無料の EC プラットフォームでも類似した事象が見られることから、中小零細企業によるBtoC-EC市場への新規参入が、新型コロナウイルス感染症拡大によって促されたと言える。このような状況が、BtoC-EC 市場規模拡大の背景にある。
他方、2020 年の物販系分野のBtoC-EC市場規模のうち、大手ECプラットフォームが占める比率は 2019 年から 5 ポイント程度上昇し約 70%と推定される。巣ごもり消費によって BtoC-EC 市場規模が大幅に拡大したが、中小零細企業の市場参入による市場規模の拡大効果もさることながら、大手ECプラットフォーム上での販売額の増加がより大きく寄与したと言える。
（中略）商品を供給する側も、当該プラットフォームの集客力をあて込み、販売に力を注いだ企業が多かったとも想定される。”
産業経済研究委託事業（電子商取引に関する市場調査）36ページより引用
www.meti.go.jp/policy/it_policy/statistics/outlook/210730_new_hokokusho.pdf
ここで注目するべきはECプラットフォーマーの多様化という点ではないでしょうか。引用にも登場するBASE、あるいはShopify、メイクショップ、ショップサーブ、futureshop、EC-Beingなど、運営サービス側からサーバーを借りて手軽に店舗を運営できるASP型サービスは、低価格で手軽にECショップを開設できる点に強みがあります。
EC業界カオスマップ2021（https://ecclab.empowershop.co.jp/archives/69674）
かたや楽天、amazon、Yahoo！ショッピング、PayPayモールなどの大手ECモールは、楽天ポイントやAmazon Primeに代表されるように、それぞれが持ち合わせている集客力や充実したサービス、プロモーションによって各EC事業者にメリットを提供しようとしています。
今後のEC市場においては、各プラットフォームのメリット、デメリットを理解しつつ、売上機会の拡大、顧客接点の創出、特定プラットフォームへの依存回避など、様々な側面を考慮に入れながら各プラットフォームを使い分け、さらには組み合わせていく手法が主流になっていくと考えられます。
受注管理システムは何故使われている？
こうした流れの中で、すでに複数のプラットフォームで店舗を運営し、その手間やコストにお悩みのEC事業者様も多くいらっしゃるのではないでしょうか？その解決のために登場するのが、本稿の主役である「受注管理システム」です。
受注管理システムとは、お客様からの注文を受けてから商品を発送するまでを、ワンストップで管理するシステムを指します。サービスによっては、商品の在庫管理や仕入業務、会計業務などが含まれるタイプもあります。
ECにおける一般的な受注管理業務は、下記のような流れです。
１．お客様より注文を受け、受注伝票を発行
２．受注伝票に基づき出荷、請求書とともに商品発送
３．在庫管理、仕入管理を行う
これらの業務を行う上で、一つの店舗だけを運営している場合は電話・FAX・メールなどでのやり取りで大きな問題はないかもしれませんが、例えば、Amazonと楽天、Sopifyなど複数のサイトでECを展開している場合を考えると、受注確認や発送のお知らせ、在庫管理、顧客との連絡などの業務のたびに、毎回各プラットフォームへのログインが必要となります。
各プラットフォームごとにレイアウトや機能が異なるため、人的ミスが生じる原因となりやすい上に、もう一つの問題点として、ある店舗で出荷された商品の在庫情報が別の店舗には反映されないため、在庫管理にも労力を割く必要があります。
その点受注管理システムを利用することで、複数サイトの発注情報や在庫情報の一元管理が可能となり、これまで手作業にしたことで生じていたミスや、その対応の時間がなくなります。ビジネスにおける顧客満足度の重要性が高い昨今において、「一元管理」がもたらす「業務の効率化＆スピードアップ」と「人為的ミスの削減」は、大きなアドバンテージをもたらします。
受注管理システムの機能
ここで受注管理システムの具体的な機能について見てみましょう。前章で「お客様からの注文を受けてから商品を発送するまでを、ワンストップで管理するシステム」であると述べましたが、中でも（１）受注管理機能（２）商品管理機能（３）在庫管理機能の3つは、同種のシステムにおける中核的な機能となっています。
1. 受注管理機能
受注管理機能とは、各店舗からのお客様からの注文内容を管理し、出荷の手続きを行うための出荷予定データを作成する機能を指します。
各プラットフォームから送られてくる受注データを自動的に取り込むことができるため、店舗ごとに行っていた受注をシステム上で一括で管理したり、各店舗の受注状況をまとめて把握することができます。
また、受注確認や発送メールなどを管理画面から直接送信することもできるほか、送り状印刷ソフトと連携して一元的に送り状を作成できるシステムもあります。
さらに一部サービスでは定型的な作業を自動処理するサービスなども用意されており、カード決済の場合は受注取込時に処理状況を出荷待ちへ自動的に移動したり、注文時の備考欄が空欄の受注を特定ステータスへ自動的に移動して、備考欄をチェックする手間を省くことが可能になるため、うまく使いこなせば大幅な工数削減が期待できます。
特攻店長の受注管理機能を見る>>tencho.jp/functions/jyuchu/index.html
2. 商品管理機能
ECサイト運用で意外と手間がかかるのが、商品の登録です。新商品の投入やキャンペーン開催、価格改定などなど、商品情報を追加・変更するタイミングは意外と多いものですが、これを複数店舗でそれぞれ行うとなると、大変な手間がかかります。
受注管理システムを使うと、一度商品情報を登録すると対応店舗全てに一度に出品することができ、また商品名や説明文、価格などの情報を一括変更することなどが可能になります。商品点数の多いショップでは、必須の機能と言えるでしょう。
特攻店長の出荷管理機能を見る>>tencho.jp/functions/shohin/index.html
3. 在庫管理機能
在庫管理機能では、複数の店舗の商品在庫数をリアルタイムで管理することができます。
商品が売れたあとには、各モール・カートに最新の在庫数のデータを反映しますので、例えば在庫数10個の商品がある場合、もしA店で1個売れた場合、在庫数9個になるので、B店とC店の在庫は自動的に1個ずつ減り、すべての店舗の在庫数が9個になります。
また自社が保有する在庫とは別に、メーカーの在庫を登録することが出来るため、これにより委託商品の在庫切れによる商品の売り逃しを防げるだけでなく、在庫を抱えすぎるリスクを軽減でき、売上の効率化が期待できます。
特攻店長の在庫管理機能を見る>>tencho.jp/functions/zaiko/index.html
受注管理システムを利用するメリットは？
前章では受注管理システムの主な機能を見てきましたが、ここでこうしたシステムを利用するメリットについて、考えてみましょう。
工数の削減や人件費などのコストカットができる
受注管理システムでは、複数のモールやカートの受注情報が一元化できます。また、注文受付後の出荷指示、メール対応、注文確認などの業務を自動化することも可能です。
こうした業務の効率化が進むことにより、定型的な作業を中心に業務量を減らし、その結果として残業代をはじめとした人件費の削減を図ることができます。
トラブルの防止
各店舗を個別に運営している場合、「注文のあった商品の在庫がない」「期日までに届かない」など、お客様とのトラブルが起こる可能性があります。ミスの原因の多くは聞き間違いや確認不足、誤入力など、人的ミス（ヒューマンエラー）によるものです。
受注管理システムを導入して、情報をデータ化・一元化することで、こうしたトラブルのリスクを減らすことができます。特にセール中や繁忙期など、受注量が集中的に増加する時期に発生しがちなうっかりミスなどを防ぐには、自動化が最も効率の良い方法です。
データの利活用が容易に
昨今のEC運用においては、顧客や商品に紐づいたデータの利活用が不可欠です。各プラットフォームでもデータ分析機能を提供していますが、店舗をまたいだ横断的な分析には多くの手間がかかります。
受注管理システムを導入することによって、顧客情報、商品情報、受発注や入出庫情報などのデータを一元化することができるため、データの共有や有効活用が容易となります。店舗ごとの売上実績や商品ごとの売上状況などをすぐに確認できるため、売上アップのヒントになります。
受注管理システム選定のポイント
一定規模以上のEC運営には、もはや欠かすことのできない受注管理システムですが、様々なサービスが提供されている中から、自社にあったシステムを選定する必要があります。その際の留意点について考えてみましょう。
自社の利用プラットフォームと連携しているものを選ぶ
まず大前提として、自社が利用しているプラットフォームと連携しているか確認する必要があります。楽天やAmazonなどの大手サービスはほぼ全てのサービスが対応していますが、その他のサービスについては対応状況が異なりますので、初めに確認が必要です。
また、各プラットフォームとの連携機能についても要確認です。受発注機能の受け渡しだけが行われるのか、または商品管理までシステム上から行えるのか、などこれもサービスによって異なりますので、注意しましょう。
これ以外にも、例えば「NP後払い」や「ヤマトファイナンシャル」などの決済サービスや、「Mail Dealer」などのメルマガシステム、「スマレジ」のようなPOSレジシステムなど、自社がすでに利用しているサービスと連携できる場合もありますので、その点も確認しておくとベターです。
特攻店長の対応プラットフォームを見る>>tencho.jp/functions/kinou/mall.html
料金体系が自社に適したものを選ぶ
受注管理システムの料金制度は、大きく分けて従量課金制と月額定額制の2種類があります。
従量課金制は、登録商品数や受注件数に応じてシステム料金が変動する仕組みです。自社の売上規模が小さいうちはシステム料金も抑えられますが、大きくなっていくと増えていくため、その点には注意が必要です。
一方の月額定額制は、受注件数がどれだけ伸びても、一定の月額料金で使用することができます。
売上が伸びたとしてもシステム料金は変わりませんが、使いたい機能などに応じて都度月額料金が上積みされるケースがほとんどです（連携プラットフォームを1つ追加ごとに月額5000円など）。
どちらの料金制度が自社に適しているかを十分にご検討ください。
特攻店長の料金プランを見る>>tencho.jp/price/index.html
自社で使いこなせるシステムを選ぶ
上記の料金体系とあわせて、社内でシステムを有効に活用できるかどうかも、十分に検討しましょう。
受注管理システムを導入した後には、システムの管理・運用を行うための人員が必要になるため、そういった人材がいるかを確認する必要があります。システムを管理する人材がいないと、運用ルールや業務フローが煩雑化して、かえって業務効率が低下する可能性もあります。
高額なシステムを導入しても、十分な費用対効果が得られなければ意味がありません。だからこそ、導入費用に見合う成果を得られるシステムを選ぶことが重要です。
ECビジネスは長丁場のビジネスになりますので、自社のECビジネスの事業計画に照らし合わせて、長期的なスパンでシステムを選定する必要があります。
特攻店長の機能一覧を見る>>tencho.jp/functions/kinou/index.html
サポート窓口・体制が充実したサービスを選ぶ
システムを選定する際には、サポート体制が十分であるかも確認しておく必要があります。
受注管理システムはその機能が多岐にわたるため、運用上不明点が発生することが度々あります。そうした際のサポート体制が充実しているシステムであれば、安心して利用することができます。
特にEC運用においては、お客様への対応時などリアルタイムで回答が欲しいというケースも多々ありますので、サービス側のサポート体制として、メールだけでなく電話で問い合わせできるところを選ぶことをおすすめします。
特攻店長に関するお問い合わせはこちら>>tencho.jp/#form
まとめ：社内外の環境に合わせたシステム選定を
ECの受注管理システムは「業務の効率化」「ミスの防止」「データの利活用」などのメリットを通じて、御社の店舗運営を全面的にサポートする役割を担っていますが、もちろん「システムなら何でもいい」というわけにはいきません。
導入に当たっては「プラットフォームとの連携状況」「料金体系」「自社における費用対効果」「サポート体制」など多くの側面から検討する必要があります。
新型コロナの影響もあって、ECの現場にも「働き方改革」や「リモートワーク」など、新たな流れが生まれています。こうした点も考慮した上で、どのような機能・システムが必要なのかを十分にご検討ください。